摘要：文章以电力勘测设计行业企业数字档案馆为例，首先对评估的意义进行分析，然后从建设方案、系统功能建设、数字档案资源建设、保障体系建设四方面构建企业数字档案馆评估框架，并通过概述与分析一家电力勘测设计院数字档案馆评估内容，展现当前企业数字档案馆评估中存在的问题，最后在此基础上提出优化企业数字档案馆评估工作的改进建议。
关键词：数字档案馆 企业档案管理 档案数字化 评估 电力勘测设计行业
企业数字档案馆建设近年来一直被视为提高企业生产效率、促进企业发展的重要工作。2021 年 6 月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》，对数字档案馆的建设提出目标与任务，明确指出要加速数字档案馆建设，其中包括深入开展企业数字档案馆建设[1]。电力勘测设计行业具有知识高密度的特点，加之依赖现代信息技术而产生大量电子文件，建设数字档案馆就显得尤为必要。中国电力规划设计协会档案专委会(以下简称“协会”)结合行业特点、发展情况，先后下发了《数字档案馆试点工作评估办法》《数字档案馆建设指导意见》等电力勘测设计行业企业数字档案馆建设的指导性文件，使企业在原有档案工作的基础上进一步深入推进数字档案馆的建设工作。电力勘测设计行业自 2013 年就开始了企业数字档案馆建设与评审工作。2013 年，评审出广西院、江苏院等行业数字档案馆达标单位。到 2017 年 12 月，又有西北电力设计院有限公司、华东电力设计院有限公司等 9 家设计单位获授数字档案馆达标单位。近年来，有学者对该行业内企业的数字档案馆建设情况进行概述与分析[2]40-41，还有研究是从目前行业内企业数字档案馆现有的问题展开，并指出优化建议[3]82-84。实际上，电力勘测设计行业企业数字档案馆的建设是由协会进行评估审核，由协会评估工作开展的情况决定企业数字档案馆评估的内容，对企业数字档案馆的最初建设目标、最终建成情况都有着直接影响。因此，文章将对电力勘测设计行业企业数字档案馆的评估进行探讨，并以我国一家电力勘测设计院为例，进行分析总结，以期促进行业内企业数字档案馆的建设与发展。
一、电力勘测设计行业企业数字档案馆评估的意 义
企业数字档案馆评估是用科学的研究方法对数字 档案馆的建设方案、系统平台、档案资源、制度标准等 方面进行评价、验收。其力争实现三个目标：保证数字 档案馆建设质量，使档案工作更为专业化，促使档案助 力企业发展。在电力勘测设计行业产生海量电子文件 这一背景下，探索、完善企业数字档案馆评估工作，对 于完善企业档案工作、促进企业发展有着现实意义。
1.评估工作是推进企业数字档案馆建设的需要。在 数字时代背景下，数字档案馆的建设对于企业档案工 作乃至企业内其他工作的开展都有推动作用。然而由 于档案通常并不会直接为企业带来收益，使得企业往 往不愿意投入大量的人力、物力、财力去建设数字档案 馆。评估合格后授予达标单位的称号作为激励，再制定 适当的评估内容，就能够在一定程度上促使企业建设 符合规范的数字档案馆。
2.评估工作是企业档案工作专业化的发展需求。现 阶段，我国的企业档案工作仍处于发展阶段，企业内部 对其重视程度不高。评估企业数字档案馆，能够证明企 业档案工作的重要性，同时也是提升档案部门在公司地 位的有效途径。电力勘测设计行业企业数字档案馆建设 达标后，不仅能使档案工作与设计工作有直接联系，还 能实现档案利用全院化，从而促进企业档案工作向企业 核心工作靠近，甚至成为企业重要工作。此外，档案工作 人员为了评估达标而建设数字档案馆的过程，也是提升 自身档案专业知识的过程，档案工作人员专业素养的提 升进一步推动了企业档案工作专业化发展。
3.评估工作是促进档案工作助力企业发展的要求。 “企业档案工作是指对企业在生产经营活动中形成的各 种资料加以整理、保存以备日后利用的一项工作。”[4]90 企 业档案工作的核心任务是助力企业发展。通过对企业 数字档案馆进行评估，企业档案部门能够进一步明确 当前档案工作的困境和任务，并对档案工作加以优化， 从而实现通过档案工作提高员工素质、增进工作效率 的目标。此外，企业数字档案馆的评估能帮助企业档案 部门更好地厘清未来企业档案工作的开展方向，通过 更广泛地使档案应用于企业的生产经营决策中，来助 力企业发展。
二、电力勘测设计行业企业数字档案馆评估的实 践与存在的问题
结合协会发布的《关于申报 2019 年电力勘测设计 行业数字档案馆达标验收的通知》《电力勘测设计行业 数字档案馆达标验收评估细则》等相关文件，以及实际 现场评审验收的内容，目前对电力勘测设计行业企业 数字档案馆评估的主要内容可大致分为四部分：建设 方案、系统平台建设、数字档案资源建设、保障体系建 设。电力勘测设计行业企业数字档案馆评估框架如图 1 所示，建设方案指导企业数字档案馆建设，系统平台建 设支撑数字档案馆业务需求，数字档案资源建设充实 数字档案馆馆藏，保障体系建设确保数字档案馆安全 稳定。
1. 评估视角下某电力勘测设计院数字档案馆建设 情况。以某电力勘测设计院数字档案馆为例，从建设方 案、系统功能建设、数字档案资源建设、保障体系建设 四方面来探讨其对于评估内容的建设情况。
(1)建设方案。该设计院原有的图纸管理系统与科 技档案管理系统，主要是基于传统的纸质文档进行管 理，电子文件与出版纸质文件的一致性问题未能很好 的解决，电子文件得不到很好的利用，其优势无法发 挥，制约了档案管理的信息化、电子化工作。为此，有必 要对原有的系统进行改造升级，建立起一个适应新的 管理模式和应用需求的档案管理系统。设计院结合《电 力勘测设计行业数字档案馆建设指导意见》《企业数字 档案馆(室)建设指南》《电力勘测设计行业供电企业数 字档案馆达标验收评估细则》等指导性文件撰写建设 方案，其中将电子文件与纸质文件的一致性问题作为 当前档案工作主要问题，并将该问题的解决列入数字 档案馆的建设目标, 计划建成一个对馆藏档案资源收 集、整理、管理、利用功能完善，设计成品从设计、校对、 审核、审定、数字签名、出版到归档的业务流程信息化 在线管理程序，并以此充分挖掘档案信息资源的价值、 促进企业与员工共同发展的数字档案馆。
(2)系统功能建设。该设计院数字档案馆结合评估 中的要求，把实际工作中的业务需求作为落脚点，在达 成“收管存用”四项功能的同时，系统实现了从成品登 记、底稿扫描、文本复印，再至成品归档的全过程协作 与管理。尤其是此前设计院在项目各阶段设计成品的 收集过程中，纸质文件的归档与电子文件的归档是分 开进行的，不能保证收集的电子文件和出版的纸质文 件内容完全一致。根据此问题，数字档案馆建设中将电 子文件收集的流程从“先出版后归档”改为“先归档后 出版”，并将收集过程分为电子文件的提交、出版文件 审核确认、电子文件正式归档入库三个阶段。电子文件 收集的流程如图 2 所示，即设计人员在打印电子文件 时，电子文件由系统进行存档，并利用条形码识别出文 件的最后版本，从而一定程度上改善了纸质文件和电 子文件的对应问题。
(3)数字档案资源建设。由设计院档案部门的工作 人员进行馆藏工程底图、工程原档等的扫描、挂接工 作，扫描的文件名为卷册号，一个卷册的所有扫描文件 打包成一个文件，批量导入、上传到数字档案馆中。截 至 2021 年 10 月，扫描工程底图文件 73715 卷，完成了 20 年以上的工程成品档案数字化，基本上实现了存量 档案数字化，达到评估的要求。不过由于评估中数字档 案资源建设这一部分主要是指纸质档案数字化转换， 而未对数字档案资源开发做出要求，导致企业在数字 档案资源开发方面的改观仍不明显，重管轻用的现象 依旧普遍存在，员工利用的方式仍然是以查询档案为 主，且员工通过数字档案馆借阅查询档案的情况仍然 较少。为此，该设计院在评估内容的基础上开展了知识 管理项目建设，整合了包括数字档案馆系统在内的多 个系统中的数据，以期达到开发档案资源的目的。
(4)保障体系建设。一方面，安全保障体系建设从 两个方面进行。其一是根据我国《信息系统安全等级保 护实施指南》，选择了适当的安全保障技术，并配置了 必要的软硬件设备，如采取内外网隔离，并使用了文件 防泄系统对文件进行传输安全加密、实时监控。其二是 制定了完善的数字档案馆安全管理制度，并严格执行。 对于数字档案馆系统中可能存在的安全危险，如数据 泄露、病毒攻击、操作不当等问题，制定了合理的技术 手段与管理方案加以预防和应对，包括设置应急预案、 优化灾害修复技术。在信息安全等级保护测评中，该设 计院数字档案馆系统能够从技术、设备、制度三个角度 对数字档案的完整性、安全性进行把控，被定级为系统 审计保护级。另一方面，在项目实施保障体系建设上， 数字档案馆试运行后，企业校订了与之有关的质量保 证、环境保护、职业健康安全三标体系文件，制定了《数 字档案馆管理制度》，并参考《电力勘测设计科学技术 文件材料立卷归档办法》《行政管理体系文件》等文件、标准，增添了数项档案管理办法，如《数字档案借阅管 理办法》《电子文件归档管理办法》等。 该设计院的数字档案馆在建设方案、系统平台、数 字档案资源、保障体系四方面建设上，基本达成了评估 中的诸项要求，在协会现场验收通过后获授数字档案 馆达标单位。
2. 电力勘测设计行业企业数字档案馆评估中存在 的问题。基于上述设计院，可见电力勘测设计行业企业 数字档案馆的建成使企业整体档案工作有了显著提 升。但由于评估工作在一些方面的不完善，使得企业数 字档案馆的建设仍然存在一定的问题，其中以档案利 用方面问题最为突出。宗旨是提高员工素质、助力企业 发展，数字档案馆的建设应把服务员工与企业作为工 作的重点，相应的，也应将档案的利用作为重点评估内 容，然而由于电力勘测设计行业企业数字档案馆的评 估尚处在起步阶段，因而在档案利用方面的评估仍存 在一些问题。
(1)数字档案馆后续建设情况未知，无法确保持续 有档可用。数字档案馆的建设是随着设计文件、图纸的 不断产生持续收集管理，并随着工作进展持续改进的 长期工作。然而，目前协会对于企业数字档案馆评估只 有建立之初这一次，没有后续的评估予以监督，加之数 字档案馆的运行和维护需要持续投入大量资金，可能 导致在评审通过后，企业不再对数字档案馆进行深入 建设，甚至可能出现一建了之的情况，不能保证持续有 档可用。
(2)数字档案真实性存疑，档案再利用需求无法满 足。上述设计院虽通过改变电子文件的收集流程，一定 程度上改善了电子文件与纸质文件对应问题，但由于 电力勘测设计行业工作的独特性，电子文件仍存在一 定的真实性隐患，如“CAD 格式的文件对其计算机环 境有较强敏感性，元数据、背景信息一旦发生变化或丢 失，即使文件自身内容未发生任何变化，其呈现结果也 会大为不同”[5]29，可能导致数字档案真实性、可信性存 在隐患。另外，建设完成的数字档案馆虽然已建立了一 套相对完善的制度保障体系，达到了目前的评估要求， 但在施行的过程中，还是难免存在有法不依、无法可依 的现象，这同样会导致数字档案真实性、可信性存在隐 患，以致档案再利用的需求无法得到满足。
(3)数字档案资源开发程度尚浅，档案利用不充 分。由于评估中并未对档案资源的开发做出要求，大部 分企业也就未开展数字档案资源的开发工作。在评审 前，往往将建设数字档案馆的工作重心放在存量档案 数字化上。评审后又可能因前期投入的资金没有收获 同等价值的回报，而不再持续投入资金深入建设数字 档案馆，殊不知档案资源需要在后续进行不断开发，促 进知识流动、知识共享，才会为企业带来收益。另外，也 有一部分企业自主开展了知识管理等项目，不过由于 扫描挂接的数字档案大多属于 PDF、JPG 等非结构化 数据文件，档案数据之间的关联性较弱，容易造成大量 的信息孤岛[6]55，企业又往往未能采取有效的技术管理 这类档案数据，因此知识管理系统中的档案数据开发 利用程度仍然不高。这就导致档案数字化后数据过剩 与知识缺乏的问题更为突出，企业档案工作始终没能 通过档案资源的开发与利用助力企业的发展。
三、电力勘测设计行业企业数字档案馆评估的改进建议
基于上述问题，从档案利用的角度，提出有档可 用、档案真实可用、档案充分利用三个方面改进意见， 以期通过评估的完善与优化，进一步提升企业档案工 作，从而推动企业发展。
1.确保持续有档可用。在这一问题上，可以参照江 苏省的数字档案馆等级评估办法，对企业数字档案馆 的评估划分等级，并对数字档案馆通过评审的单位规 定其达标有效期。期限届满的单位由协会组织复查，制 定复查的评估内容，在系统功能和数字资源建设等方 面提出进一步的要求，对复查不通过的，提出限期整改 意见[7]，由此保证有档可用，并促进企业数字档案馆的 持续建设与发展。
2.保证数字档案真实可用。除了完善评估中现有的 档案数据安全制度，以保证企业严格执行外，还可将企 业对数字档案真实性、可信性的检验与保全的技术流 程纳入评估之中。为此，企业可采用一些技术手段来保 障档案数据真实可靠。其一是过程控制，即对文件的控 制前伸至文件源头，把控并记录文件的来龙去脉和形 成环境，如采集保存过程元数据等。其二是可信验证， 即证明档案的原始真实，如利用哈希值的稳定性、低重 复率性，使得它能够充分完成档案数据存证工作。首 先，运用哈希运算，计算文件的哈希值，通过哈希值来 锁定其内容信息，使文件的原始性可通过哈希值来验证。而后，通过对哈希值加盖不能篡改的可信时间戳， 确保哈希值的原始性和可验证性，从而确保电子文件 的原始性和可验证性。再通过对多套备份档案数据进 行哈希值动态对比，来实现对数字档案的保全[8]5，从而 确保数字档案的真实可信。
3.大力开发档案，充分利用资源。在设计工作中，电 力勘测设计行业企业会产生丰富的档案，对于企业来 说这些都是潜在的资产，只是没有得到有效的开发。在 此问题上，若无外力推动，企业往往不愿主动投入大量 资金来开发。应将数字档案资源的开发情况作为评估 内容纳入数字档案资源建设部分，若能采用定期复查 的评估制度，在复查时可将档案信息资源的开发情况 作为重点评估内容，以此来推动企业数字档案资源的 开发建设，进而实现档案工作由被动服务向主动服务 转变，使档案资源得到更加充分的利用。如在数字档案 馆系统的基础上，建设知识管理系统，将档案中大量的 隐性知识显性化、显性知识固化。“以知识服务的方式 来开发档案资源，将包裹性强的知识打散，并利用类似 标签或关键字的形式予以标注，通过知识导航、知识咨 询、知识检索等方式，主动并精确地为不同的员工提供 不同且对其有用的内容”[9]117，最终使员工接受、学习相 关知识，使得知识价值最大化，使档案资源得到充分利 用，从而提高员工素质，优化企业工作效率，提升企业 创新能力和快速响应能力。
综上所述，电力勘测设计行业是知识、技术密集型 行业，档案作为重要的信息资源，对电力勘测设计行业 的企业内部信息存储与传递起着重要作用。随着数字 时代的到来，企业对于数字档案的需求越来越高，数字 档案馆也应运而生。电力勘测设计行业的企业应立足 自身专业特性，结合评估的内容，在归档流程等方面提 出有别于综合数字档案馆的方案，建设能最大限度助 力企业发展的数字档案馆。同时，协会也应进一步完 善、优化评估工作，推动企业在数字档案馆的基础上， 在知识管理、情报服务等领域进一步深入探索，以档案 信息加工为企业提供无可替代的业务支持，同时也借 此摆脱企业档案工作边缘化的现状。
作者：付博闻
