摘要：一流大学和一流学科建设的推进，要求高校按照现代大学制度完善治理结构，提高治理能力。区域高校档案部门协同发展是高校档案治理能力的重要表现。针对区域高校档案部门协同发展意识不强、协同制度缺失、行为层面障碍等现状，从意识层面、制度层面和行为层面进行剖析，提出需要树立整体服务理念、做好制度远景安排和现实设计，实际工作中保障、鉴定和激励等对策，以求实现由自发到自觉的协同发展。
关键词：高校档案部门 协同发展 现状 对策
建设世界一流大学和一流学科，是党中央、国务院 作出的重大战略决策，对于提升我国教育发展水平、增 强国家核心竞争力具有十分重要的意义。一流大学和 一流学科建设的推进，必然要求高校按照现代大学制 度完善治理结构，提高治理能力。高校档案是高等学校 从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、 学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同 形式、载体的历史记录，是高校治理工作的真实反映， 在一定程度上衡量着一个高校的治理水平。高校档案 工作作为高校中一项重要的基础性工作，应该在高校 治理工作中发挥积极作用，为高校治理提供有力的智 力支持[1]。因此，高校档案部门顺应形势、主动作为，以 系统和开放的观点实现区域高校档案部门的协同发 展，加强互联互通，不断完善治理体系和提升治理能 力，为“双一流”建设添砖加瓦已成历史必然[2]。为了便 于行文，文中的“区域高校档案部门”是指处于同一省 级区域内的高校档案部门。
一、区域高校档案部门协同发展现状
1.协同发展意识不强。协同学理论认为，一个系统 中各个子系统和各种要素若不能很好地协同或始终处 于离散无序状态，就无法形成合力，获得整体功能和整 体效益[3]。因此，良好的协同发展意识对区域高校档案 部门的整体发展具有积极的促进作用。在高等教育发 展的新环境下，高校档案部门改变以往孤立发展、简单 松散的联盟的状况，促进区域整体发展，提升整体治理 能力，正是我国高校档案事业发展需要解决的问题。 目前，我国公共档案馆和高校档案部门都出现了 协同发展的案例。公共档案馆协同发展以京津冀和长 三角地区较为典型。京津冀三地确立了协同发展的原 则、合作范围和合作事项，形成了档案事业发展的协同 合作框架协议。具体来说，其协同原则就是“需求导向、 资源互补、优势互补、共赢发展”，京津冀范围内省市县 档案局馆都参与其中，确定了若干合作项目[4]。长三角 地区高质量一体化发展的推进，给档案事业的协同发展带来了重大发展机遇。2018 年 3 月，上海市档案局与 江苏省档案局、浙江省档案局、安徽省档案局以民生档 案为突破口，在上海签订协议，开启长三角范围内“异 地查档、便民服务”的序幕[5]。由此可以看出，公共档案 馆协同发展有具体的合作协议，有具体的协同措施，协 同意识比较高。高校档案部门的协同发展发端于区域 高校档案工作协作组的建立，活跃于省级高校档案工 作协会(学会、研究会)的成立。目前，全国省级行政区 域基本上成立了高校档案工作组织，在增强区域内各 高等学校档案机构之间的协作与联系，促进区域高校 档案工作改革，提高区域高校档案管理水平和档案事 业发展起到了积极的作用。但是这种区域协同发展还 带有浓厚的自发性，具有一定的松散性，没有具体的协 同发展原则和内容。此外，高校档案部门与内部其他部 门的协同发展程度不高。由于诸多原因，很多立卷部门 认为，档案工作仅仅是档案部门的事情，参与度不够。 总体来说，区域高校档案部门整体协同发展意识不强， 没有实现由自发协同到自觉协同的转变。
2.缺乏协同制度设计。协同管理制度的缺失制约着 区域内高校档案部门协同发展。这种制度的缺失主要 体现在规章、机制和制度建设三个方面。 在规章建设方面，《高等学校档案管理办法》(以下 简称《办法》)作为高校档案工作最高规章，与《普通高 等学校档案管理办法》相比，在高校档案内涵、人文关 怀和业务建设上有了新的变化，指导着新形势下高等 学校档案工作建设和发展的方向。通览条款，《办法》对 高校档案部门机构设置与人员配备、档案管理、利用与 公布、条件保障、奖励与处罚方面作了翔实的规定。由 此可见，《办法》制定的侧重点在于规范高校档案部门 个体的发展，而不是区域高校档案部门整体协同发展。 在机制建设方面，相比于公共档案馆，高校档案部门协 作机制较为松散。虽然区域高校档案部门有着自己的 组织，在人员培训等方面开展了正常的活动，但是这种 协同是自发的，缺乏具体的合作原则和内容。此外，高 校档案部门之间的合作没有长效的机制，缺乏牵头部 门和对话机制。在制度建设上，高校档案管理体制、运 行机制和保障措施规定模糊，制度内容覆盖面不全。高 校内部档案管理部门与其他部门的协同发展制度没有 建立。高校档案部门制定相关规章制度多是从自身发 展角度出发，没有很好地与其他部门联动。这在一定程 度上造成了内部发展的不和谐。
3. 行为层面障碍。在区域高校档案部门协同发展 上，行为层面的障碍具体表现在协调部门、资金保障、 资源建设和激励路径等方面。
(1)各部门的协调是做好区域高校档案部门协同 发展的前提。20 世纪 80 年代，按属地建立的高校档案 工作协作组是由档案行政管理部门主导的。此时，由于 诸多原因，如专业水平限制、人手不足等，教育行政管 理部门没有完全发挥在区域高校档案部门协同建设中 的作用。进入 21 世纪，随着档案管理水平的整体提升， 教育行政管理部门对高校档案工作的重视程度相应提 高，在区域高校档案协同发展中发挥的作用日益明显。 尤其是省级高校档案工作协会(研究会、学会)等组织 的成立，为教育行政主管部门管理高校档案工作提供 了有力抓手。然而从这些社会组织所属的主管部门来 看，有的隶属于省级档案学会，如上海市档案学会高校 档案专业委员;有的隶属于省级教育主管部门，如安徽 省高等学校档案工作协会。因此，教育行政主管部门还 需要和档案行政主管部门在高校档案部门协同发展上 做好协调工作。此外，随着国家机构改革，档案局馆分 离，对档案局和档案馆的职能进行了重新界定，教育行 政管理部门要与时俱进，做好相关工作的衔接工作。
(2)区域高校档案部门的协同发展需要资金保障。 就目前来说，在高校档案部门合作发展上没有相应的 资金支持，导致该合作具有一定的松散性。如前所说， 这是一种自发的合作方式。
(3)档案资源是协同发展的重要内容，没有档案资 源的共建共享，一切协同无从谈起。可以说，档案资源 的共建共享是区域高校档案部门协同发展的一个重要 标志。然而，现在的合作很少涉及档案资源的共建共 享。因此，对这一内容进行探讨尤为重要。
(4)时代的进步对国家治理能力提出了新的要求。 档案工作作为党和国家各项事业的重要组成部分，其 在国家治理中发挥着重要的作用。在原有档案工作治 理过程中，档案行政处罚占据着主要位置，这与新环境 不相适应，需要档案工作者探索多种激励路径。
二、区域高校档案部门协同发展对策
1.意识层面：树立整体服务理念。高校档案部门作 为整个社会大系统中的一个子系统，其发展有着自身 的规律。与此同时，也和外界不停地交换资源，受到外界的影响。提升整体服务水平，让外界从整体上感知区 域高校档案部门，是区域高校档案部门协同发展的一 种理想状态。因此，高校档案部门在强调增强社会层面 档案意识的同时，也应该树立强烈的社会整体意识，兼 顾个体和整体的发展，这样才能创造最佳整体效益。 高校档案部门不是档案资源、建筑物和档案人员 的简单集合，而是档案部门整体服务理念的体现。整体 服务理念应该包含两个方面的内容，一是高校内部档 案整体服务理念的树立;二是区域内高校档案部门整 体服务理念的树立。就高校个体来说，首先校内各部门 要实现协同发展，做到档案信息资源科学整合，集中统 一管理。在此基础之上，构筑好以人为本的服务平台， 由高校档案部门统一对内外提供利用服务。就区域高 校档案部门来说，其协同发展的显著特点在于利用整 体优势为区域提供高质量的服务。以区域整体服务的 理念指导实践，可以促使区域内高校档案部门整体化 发展、协同化服务和特色化运营。区域内高校档案部门 发展目标是一致的，建设管理是互补的，区域位置是便 利的，有利于他们整体服务理念的树立。
2.制度层面：做好远景安排和现实设计。从 2021 年 1 月 1 日开始，新修订的《档案法》正式实施。这是我国 档案法治建设进程中一个新的里程碑，是档案工作适 应国家治理体系和治理能力现代化要求，走向依法治 理、走向开放、走向现代化的重要标志，必将对新时代 中国特色社会主义档案事业高质量发展产生重大而深 远的影响。在《档案法》等一系列法律法规修订的前提 下，对《高等学校档案管理办法》等高校档案规章制度 进行与时俱进的修订，构建相互衔接、互为补充与相互 协调的制度框架，以此作为远景制度安排，从宏观上指 导高校档案协同发展工作的开展。 微观上，应从工作机制和内部建设方面做好现实 制度设计。在我国，政府部门之间存在多样化的横向协 同模式，其工作机制更多的是采用“部际联席会议”。由 于区域内高校主管部门不尽相同，可以由档案行政管 理部门牵头，探索“部门联席会议”工作机制。此外，高 校之间可以加强互联互通，形成相应的对话机制，共同 推进档案工作的协同发展。在高校内部制度建设上，针 对存在的突出问题，如高校档案管理体制、运行机制和 保障措施规定模糊，制度内容覆盖面不全等，要详细加 以梳理，结合相关法律法规和高校实际，逐一解决，力求 制定切实可行的规章制度，并在实际工作中督促落实。
3.行为层面：保障、鉴定和激励。
(1)区域高校档案部门协同发展要有保障。如前所 述，从档案行政管理部门单部门主导走向跨部门协同的 管理机构和协同制度安排是区域高校档案部门走向协 同发展的必要保障。教育行政管理部门要发挥积极作 用，处理好与档案行政管理部门、公共档案馆等各方面 的关系，明确职责、相互协作，共同推进区域高校档案部 门的协同发展。同时，我们还要考虑资金来源，“档案共 建共享是跨行业系统的综合工程，区域档案共建共享需 要投入大量资金，如档案信息硬件设备购置、配备专业 技术人员及培训、软件平台的建设和管理等”[6]。各参与 高校都是协同发展资金投入的主体，应将相关经费纳入 预算，此外还应争取上级主管部门的资金支持。在此，我 们还应该看到，仅有投入没有产出的协同是不可持续 的。因此，还需根据各单位投入、共享、承担的风险等要 素分配补偿方案，做好各参与主体利益协同分配。
(2)要做好参与个体协同资源的鉴定。不同规模的 高校参与程度不尽相同，需要区分对待。有些高校基础 薄弱，如高职和民办院校，他们更多的是需要基础业 务、人才培养、活动参与方面的协同;基础较好的本科 院校，具备全方位协同发展的条件，他们可能对档案资 源的协同利用和开发更感兴趣。这就要求高校需要加 强档案资源建设。除了科学整合校内档案信息资源、真 正做到集中统一管理以外，还要依托计算机和信息技 术做好存量档案的数字化和增量档案的电子化工作， 促进资源共享，实现利用的网络化。在档案资源协同 上，按照公开为原则、不公开为例外的理念加强鉴定， “注意档案信息资源的安全，区分哪些资源可以对外协 同利用、哪些需要做好保密工作，注意档案资源利用的 时效性，分清外界需求的轻重缓急”[7]。
(3)建立协同发展激励路径。良好的激励路径，能 够有效地促进区域高校档案部门的协同发展。笔者认 为，可以从两个层面来建立激励路径。一方面可以利用 档案行政管理和教育行政管理等部门的联合执法行动 进行激励。在现有的评价体系中设置附加分值来正面 激励，对参与度较好的高校进行加分并鼓励。这样有利 于积极性的调动，便于吸引更多的高校参与进来。另一 方面是充分发挥高校档案社会团体组织的作用。在编 制区域内高校档案工作发展报告时，加入协同发展内容，向政府建言献策，争 取政府的支持，达到激励的目的。目前，有些省份高校 档案工作研究会(专门委员会)已经开始编制区域高校 档案工作发展报告，如江苏省高校档案研究会、海南省 档案学会高校档案专业委员会。其他省份可以借鉴这 一做法，根据实际细化协同内容。
协同发展是必然趋势。区域高校档案部门要立足 高校，服务社会，积极探索协同发展，提升档案管理水 平。协同发展是一个长期的过程，需要不断关注、投入 和研究。笔者虽然对区域高校档案部门协同发展发表 了一些浅见，但是限于水平，还不够深入和全面，还需 要理论界和高校档案工作者进一步研究。
参考文献
[1]刘社文.区域高校档案部门协同发展机制构建[J].皖西学院学报，2019(3)：14-17.
[2]刘社文.区域高校档案部门协同发展：条件、趋势与路径[J].阜阳师范学院学报(社会科学版)，2019(5)：148-150.
[3]赫尔曼·哈肯.协同学[M].徐锡申，译.北京：原子能出版社，1984.
[4]姜滢滢，李秀华. 京津冀档案局(馆)达成档案事业协同发展合作框架协议[J].北京档案，2014(8)：4.
[5]杨红，胡正秋. 长三角地区民生档案“异地查档、便民服务”未来可期[J].中国档案，2018(11)：43-45.
[6]吴加琪.区域档案信息资源共建共享的协同机制研究[J].档案管理，2016(3)：32-34.
[7]刘社文.论网络环境下高校档案利用现状与对策[J].安徽农业大学学报(社会科学版)，2016(5)：59-62，117.
作者：刘社文
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