摘要：档案工作数字化转型是当前企业实现可持续发展的必然要求，从本质的角度看，是应用数字技术实现档案业务的转型与升级。本文主要对企业档案管理工作数字化转型路径进行研究。
关键词：企业档案;数字化;转型
随着数字技术的广泛应用以及数字经济的不断发展，企业要发展壮大，需要改进商业模式及生产方式，就需要通过数字技术对产品及服务进行升级，由此可见，企业档案数字化转型迫在眉捷，实现企业档案工作数字化转型也是时代发展的必然趋势。
一、立足企业业务数据归档，开展档案资源数字化
(一)开展业务系统数据归档研究
数据归档并不等同于数据备份，需要对数据归档案的价值及现状进行系统分析，将各种业务系统中产生具有保存价值的数据内容、技术鉴定及保存方式。结合业务系统的数据形成特征，将业务系统分为综合管理系统、运营管理系统、生产运营系统和连续监控系统等四类，根据各类数据进行归档及保存制定相应方案[1]。
(二)推进业务数据归档
一方面配合业务部门对业务活动的全过程进行电子化操作，实现业务数字化，保证归档数据的真实可靠性;另一方面依据数据分类归档指导思想，科学有效地开展数据归档工作。当前，电子文件系统(OA)及合同管理系统、档案管理系统的集成已经完成，部分数据进行电子化归档，工程管理系统及生产技术管理系统也取得了阶段性的成果。
(三)推进存量档案数字化
企业在发展过程中，形成大量的纸质档案并没有得到最大化的开发利用。企业调整了数字化战略，改变原来的扫描方式，结合业务实际需求，对纸质档案内容数字化，从而达到激活档案数据的价值。二、将自动集成归档作为主线，优化业务数字化建设
(一)把归档需求集成到业务流程中
通过部署技术及管理系统应用，进行业务时所产生的文档进行确定归档范围、归档方案、归档格式。比如在创建文档时，电子文档和电子合同根据归档范围给予归档标识，并以相应的归档要求、归档格式等要求为前提。文档完成后，文档、处理过程信息和背景信息自动分组成卷，形成完整的XML信息包，以确保电子文档归档的完整性和准确性。
(二)实现系统的自动集成和归档
制定相应的集成管理规范，明确档案管理系统与业务系统集成的总体要求、接口功能、接口协议、网络服务接口技术规范和标准，并建立系统自动归档管理平台，对业务系统归档、数据验证、证书验证机构认证等后台管理的全过程进行监控，实现归档过程的安全、可控、高效运行。对于具体的归档和存储，通常采用两种方式：一是在业务系统中设置归档模块。归档模块完成归档整理后，通过集成接口在线归档到档案管理系统，通常适用于综合管理和业务管理系统;二是在业务系统中建立电子档案管理模块，在业务系统中完成归档和归档，通常适用于生产运行系统和连续监控系统，所有过程均由系统自动实现。
三、以数字档案管理平台为重点，促进企业的管理模式数字化
(一)创建档案数据质量控制平台
由于企业档案归档数据量较大，开发相应的档案检测功能，主要用于检测档案数据的完整性、归档及长期保存，检测功能是在档案集成界面和档案管理系统中自动触发执行。档案管理系统主要分为两个主要环节：归档和长期保存。测试结果以可视化的方式显示，在很大程度上减少了人工审核的工作量，提高了工作效率。另外开发长期包封装设置、文件包管理、文件导出日志等功能，确保电子文件在采集、移交、检测、分拣、存储、使用、迁移、移交过程中数据存储的完整性。妥善管理运营过程中使用的密码、密钥等认证数据，确保电子文档和电子档案信息不被非法更改，建立符合国家要求的可信数字档案长期存储体系。
(二)创建电子档案资源整合平台
从档案体系的全局出发，对企业档案资源进行全面优化，实现整个企业档案资源统一管理。比如企业在管理类的档案大约20万卷，在整合比对中发现有3万卷是重复的，还没归档的材料达300多件，从而优化了档案资源体系。
(三)创建企业档案管控平台
围绕认清全局、洞察全局的目标，对公司总部档案工作进行综合管控和一盘棋管理，通过对档案业务的系统监督指导、跟踪检查、考核评估、培训交流，充分发挥集团企业整合的整体优势，切实支持档案管理职能转变。例如，通过档案工作评估功能，实时对各单位的档案工作进行整体或个别的评估，并提出改进建议。在疫情期间，系统开展了建设项目档案网上业务指导和专项验收，突破了传统模式的时间和空间限制，取得了良好的效果。
四、档案数字信息集成为导向，服务于数字化
(一)为企业档案提供一站式服务
加强数字档案管理系统资源整合，建立“一站式”检索窗口，实现档案数据的高级检索，同时联动检索，通过整个档案资源的整合应用，满足企业发展需求，提高服务精准度及满意度。另外，数字档案管理系统还积极应用云计算、人工智能、分布式部署、开源全文检索、文档多人协作和版本管理、微服务等新技术，优化功能架构、数据架构、应用架构，部署架构等，在很大程度上改善了档案服务体验[2]。
(二)创建各类专项档案
当前的人工智能技术也不断应用到档案管理工作，结合企业的业务需求对数据进行治理，通过电子档案内容实现自动分类，为各种突发事件及重要决策提供可靠的数字档案服务。例如，集团公司统一建设系统项目的专项档案将按类别显示每个信息系统项目，每个项目将按建设阶段显示档案内容，为过程监控的远程在线开发提供有力支持，项目的审核和验收。专题档案有效地突破了传统实体分类的局限性，将面向用户的专题分类应用于档案工作实践。
(三)开发数字档案产品
积极运用新技术，创新档案的开发利用模式，实现组织史、年鉴、大事记等一般性和专项性编研成果的在线管理和数字化。例如，档案管理系统的组织历史编纂模块，不仅可以实现整个集团的组织历史的数据共享、协同编纂、一键存档、在线利用等功能，同时也实现了档案资源与编辑利用的互动，从而达到“从档案到档案”的效果，极大提高了编辑效率和传播效果。企业在线完成了年鉴的撰写、编辑、传输、排版、修改、审阅等工作，以电子年鉴取代纸质年鉴，降低了开发成本。
数字化档案和档案管理的实质并没有变化，收集、分类及保存、开发利用作为企业的核心内容，服务于企业的可持续发展是档案的根本目的。企业采取何种转型路径，决定了数据档案管理部门的发展空间。档案管理工作者一方面要不断提升数字技术的应用能力，实现档案与数字技术的融合;一方面需充分发挥企业档案数字化转型的价值，应用相关的研究理论知识，制定数据管理标准，从而促进档案数据共享，规范数据应用，为企业数字化转型作出应有的贡献。
参考文献：
[1]吴志杰，王强.组织机构视角下的业务系统电子文件归档：问题、理念与策略框架[J].档案学通讯，2020(04):79-86.
[2]王宁，何思源.基于全局观的企业业务系统文件归档策略：集中管控与工具集成[J].档案学通讯，2020(04):87-95.
作者：焦 洁
