摘要：随着经济社会的不断发展进步以及行业改革的逐渐深入，现阶段工程档案信息管理系统的设计研究已经得到越来越多的重视。随着数据库技术和管理系统的不断发展，当前工程档案信息管理系统的设计水平不断提升，但在系统设计过程中还存在一些问题，阻碍了工程档案信息化发展。本文对工程档案信息管理系统的设计进行了分析，以期促进现代工程档案信息管理水平的提升。
关键词：工程档案;信息管理系统;设计开发
随着科学技术的不断发展，计算机技术在档案管理中得到了越来越广泛的应用，逐渐改变了相关部门和企业组织档案管理的方式和手段。随着社会运行水平的不断提升，档案事业要想谋求自身发展就需要利用先进科学技术成果，不断引进计算机等现代化管理手段。因此，对工程档案信息管理系统的设计进行研究分析具有重要的现实意义。
一、现阶段我国工程档案信息管理系统的设计原则
(一)参建方在同一网络系统下使用同一软件
在工程档案信息系统建设过程中，档案信息具备来源广泛、种类多样的特征。因此，面对形式多样的工程档案信息，需要遵循一定的基本设计原则，在此基础上进行开发和管理。由于建设单位是对档案信息项目的全套接收者和使用者，因此建设档案项目信息的流向也具备显著的多样性特征，在具体运行过程中存在较大差异性。如果各参与方在同一网络环境下使用相同的软件系统，则需要在各个参与方之间约定已有规则，使得各参与方在遵循规则的基础上开展具体工作。工程档案信息管理系统各个参与建设的主体必须加强信息交流，利用同一信息系统进行多方面的交互，同时在交流过程中应将利用该系统进行的交流视为正式的书面交流。另外，为了保证工程档案信息管理系统的有序性，各个参与建设主体方必须每天进入规定的相应系统，以便及时发现与自身相关的信息，并及时且迅速地作出回应。在应用这一系统进行信息交流的过程中，信息提交必须使用系统中已有的信息模板进行，而涉及审核或审批等重要事项的回应，也需要在该系统中利用已有功能进行及时应对。在一项信息交流工作完成时，信息提交方需要利用工程档案信息系统的功能及时打印相应的纸质文件，并定期在相关文件上完成签署工作。为了保证工程档案信息管理系统设计的科学性和有效性，相关参与方必须每天对信息进行一次备份，防止系统信息因不必要事故发生丢失现象。如果在工程档案信息系统开发和应用过程中发现问题，相关参与建设主体或者用户必须在确认问题存在的基础上，以书面的方式报告相关项目档案管理人员，以便对工程档案信息管理系统进行及时的优化设计。
(二)参建方使用不同的系统软件
参与建设的各个主体使用不同的系统软件进行工程档案信息管理系统建设过程中，系统存在的差异性使得各个参与主体必须进行明确的责任归属，明确数据导出功能，最终导出的信息也需要按照已有规则进行存放和保管。对于文件原件的电子文件类型，需要按照一定的格式进行保存。而文件存放的要求也存在规范性，相关建设主体需要对相关电子文件和文件夹进行规范地分类和处理，将相关主题放入已有文件夹中，方便档案工作开展过程中进行深入信息应用和处理。由于数据库的应用类型不同，建设主体需要将数据库格式采用较为大众化的处理方式，在数据库功能完善之后导入各种通用的数据库。
二、现阶段工程档案信息管理系统建设项目档案信息流向的实现
(一)档案类目模板定制
档案模板结构主要是指在工程档案信息管理系统建设过程中，相关组织或专业档案管理人员根据项目档案管理的实际运行情况对归档模板进行定制的过程，这一过程提供了较大的灵活性，可以使得类目归档、信息汇总有相对固定的模板。
(二)档案信息入库
工程档案信息管理系统建设过程中的档案信息入库，主要是指按照已经定制好的档案模板对相关信息进行归档和整理。具体而言，就是指建设、设计、监理、施工四个单位将工程建设施工过程中形成的档案信息进行合理有序地归档，达到设计施工过程中形成的档案信息随时存档这一目标。为了保证工程档案信息管理系统的整体运行水平，在档案信息入库过程中，需要档案管理人员按照已有规定输入专业的属性数据，如归档日期、归档类型等，以便对工程档案信息进行合理地归档和便捷地查阅。例如，在对桥梁这一工程档案信息进行入库的过程中，档案管理人员需要按照系统要求输入桥梁工程的中心桩号、桥梁名称等。为了使得工程档案信息管理系统具有更加显著的适用性特征，在档案信息入库过程中既可以在本系统中入库，也可以在相关公路可视化管理系统中入库，只要通过选取图形对象将相应的桥梁工程档案信息成功归入即可。在桥梁工程档案信息归纳和整理过程中，为了保证建设、设计、监理、施工四个单位之间数据的一致性，工程档案信息管理系统在设计和应用过程中采用了相同的模板，使得四个单位可以按照规定的模板进行数据的交换。在工程项目开工建设之后，建设单位需要定制出进行数据交换的档案信息管理模板，并在此基础上将相应模板进行升级和合理化。之后需要将已有的模板分发给设计单位、监理单位以及各施工单位，使得不同单位形成的档案信息可以在一定时间内及时地归入系统，保证工程档案信息管理系统处于不断更新的状态。
(三)档案查询
在工程档案信息管理系统设计过程中，档案查询是重要的实现功能之一。在工程档案信息管理系统建设过程中，查询功能的便利性是体现整体系统设计水平的重要方面。档案管理人员可以按照文件名，例如文字、图号、日期等要素实现单一查询。同时，随着工程档案信息管理系统设计水平的不断提升，在具体应用过程中档案管理人员还可以按照一定的组合方式实现综合查询目的，保证工程档案信息查询的快捷性和准确性。
(四)用户权限维护
在工程档案信息管理系统应用过程中，需要对不同用户、不同单位以及不同工作部门给予不同的使用权限，使得当前阶段工程档案信息保持完整性。在具体应用过程中，不同权限的用户对于档案查询和修改等功能的权限也具有较大差异性，这使得档案信息不能被任意修改和删除。在工程档案信息管理系统升级改造过程中，做好用户权限维护方面的设计具有重要的作用，需要加以重视。
综上所述，随着经济社会发展水平的不断提升和当前阶段行业改革的逐渐深入，工程档案信息管理系统的设计研究得到了越来越多的重视。通过研究和分析可以发现，在当前阶段工程档案信息管理系统设计过程中需要遵循一定的原则，根据不同的情况对相关系统软件设置不同的规则。另外，要想保证当前阶段建设项目档案信息流向的顺利实现，需要重视档案类目模板定制、档案信息入库、档案查询和用户权限维护四个方面的问题。
参考文献：
[1]沈建平.信息管理系统在工程项目中的运用[J].商场现代化，2007(04).
[2]周莉.构建设计单位档案信息管理系统[J].兰台世界，2005(06).
[3]刘兴权，刘雪松，柯朝晖.科技档案管理系统的解决方案[J].兰台世界，2005(11).
作者：黄文秀
